Libro registro de facturas recibidas
El Libro registro de facturas recibidas lista las facturas y los abonos que te han mandado tus proveedores en un periodo, con el desglose de IVA de cada una, y permite descargarlo en PDF y en Excel para entregarlo a la gestoría. Lo ven Administrador, Oficina y Propietario (ver Qué ve cada usuario). Se abre desde el índice de informes, en la tarjeta Libro registro de facturas recibidas.
Filtros
Sección titulada «Filtros»- Desde y Hasta — por defecto, el trimestre en curso. Son obligatorias.
- Aplicar — cambiar una fecha no recalcula nada por sí solo: hay que pulsar Aplicar.
El rango máximo es de un año. Si se pide uno más largo, el informe no se genera y aparece el aviso “El rango del informe no puede pasar de un año. Acórtalo.”
El periodo se cuenta por la fecha de recepción, no por la fecha que lleva la factura. Una factura fechada el 30 de septiembre que te llega el 2 de octubre sale en el libro de octubre-diciembre, no en el de julio-septiembre. Es la fecha que se admite para deducir el IVA.
Cómo se lee
Sección titulada «Cómo se lee»Las facturas salen ordenadas por número de registro (el que se asigna al darlas de alta en Gastos). Cada factura ocupa una fila por cada tipo de IVA que lleva, con estas columnas: Nº registro, F. recepción, F. factura, Nº proveedor, Proveedor, NIF, Base, Tipo, Cuota, Deducible, Retención, Total y Rectifica a.
- Si una factura tiene varios tipos de IVA, sus filas van de menor a mayor tipo (el 10 % antes que el 21 %, aunque se tecleara al revés), y los datos de la factura (registro, fechas, proveedor, NIF y Rectifica a) solo aparecen en la primera fila.
- Retención y Total también salen solo en la primera fila de cada factura: son de la factura entera, no de cada tipo de IVA. El Total es la base más el IVA menos la retención, la misma cifra que muestra la columna Total de Gastos. Por ejemplo: base 300 €, IVA 63 € y retención 45 € dan un Total de 318 €.
- Deducible dice Sí o No según si el IVA de la factura se puede deducir.
- Un abono lleva la etiqueta ABONO junto a su número de registro y sus importes salen en negativo, retención y total incluidos: resta en todos los totales. En Rectifica a aparece el número de la factura del proveedor a la que corrige, si se indicó al registrarlo.
En el móvil el libro se muestra como una lista de facturas en vez de una tabla. Cada tarjeta lleva el registro, el proveedor, el total, la fecha de recepción, una línea por tipo de IVA y, si la factura tiene retención, una línea retención con su importe. No incluye las fechas de factura, el NIF ni el número del proveedor: para verlos, usa el ordenador o descarga el Excel.
Totales
Sección titulada «Totales»- Resumen por tipo de IVA — una línea por cada tipo con su base, cuota y total. La retención no se reparte por tipos: va en el total general.
- Total general — la suma de los totales de las facturas, con los abonos ya restados: es la suma de las bases y las cuotas de todos los tipos menos la retención total.
Descargas
Sección titulada «Descargas»Los botones Descargar PDF y Descargar Excel (en el móvil, solo con el icono) bajan el libro con el mismo periodo que se está viendo en pantalla. El botón Imprimir prepara el mismo PDF y abre el cuadro de impresión del navegador; si el navegador no deja imprimir desde ahí, descarga el PDF y avisa de ello.
- PDF — hoja A4 apaisada, pensada para imprimir. Cada página empieza con Suma anterior y termina con Suma y sigue; la última cierra con TOTAL GENERAL, y debajo va el resumen por tipo de IVA. Si un NIF, un número de proveedor o un nombre no cabe en su columna, sigue en la línea de debajo en vez de cortarse. Los abonos llevan la marca ABONO bajo el nombre del proveedor. Si en el periodo no hay facturas, el PDF lo dice: Sin facturas recibidas en el periodo.
- Excel — cada fila repite los datos de la factura, de modo que se puede filtrar y sumar sin celdas combinadas; los abonos llevan ABONO en la columna Estado. Retención y Total siguen saliendo solo en la primera fila de cada factura, para que una suma de columna no cuente nada dos veces.