Cierre mensual

El cierre mensual factura, de una vez, todos los clientes que lo necesitan para un mes entero: en vez de abrir Nueva factura cliente por cliente (ver Facturas), se elige el mes una sola vez y el portal calcula qué facturas hacen falta, cuántas líneas lleva cada una, en qué serie va cada una según su modelo y cuánto suman.

Se llega desde dos sitios: la entrada Cierre mensual del menú, y el botón del mismo nombre en la cabecera del listado de facturas.

Ver los cierres anteriores

Cierres (la pantalla a la que lleva la entrada del menú) es el historial: una fila por cada cierre ya emitido, con su periodo, la fecha de emisión, quién lo lanzó, cuántas facturas emitió, cuántas van ya enviadas por email y cuántas fallaron. Desde ahí se entra a ver el detalle de cualquiera.

Lanzar un cierre nuevo

El botón Nuevo cierre pide dos cosas:

Mes — trae puesto por defecto el mes anterior al actual, que es el que casi siempre toca cerrar (el mes en curso todavía no ha terminado), y se puede cambiar a cualquier otro.
Fecha de emisión — trae puesto por defecto el último día del mes elegido, y se puede cambiar a mano. Cambiar el mes después de tocarla no la vuelve a pisar. Ya no se elige serie: cada factura se numera sola con la serie de su modelo, el tipo Normal y el año de esta fecha (ver más abajo).

Solo entran los albaranes entregados y del mes elegido: uno que se quedó suelto de un mes anterior sin facturar no lo recoge un cierre posterior — sigue apareciendo pendiente en la ficha del cliente, y hay que facturarlo a mano desde ahí (ver Generar una factura).

La previsualización

Al pulsar Previsualizar, el portal no factura nada todavía: calcula qué facturas saldrían con lo elegido y lo enseña en una lista, una fila por cliente — o por cliente y tienda, si el cliente tiene varias: un cliente con tres tiendas con entregas ese mes saca tres filas, una factura por tienda, igual que al facturar a mano. Cada fila lleva su casilla marcada de entrada, el número de albaranes que agrupa y el importe, y se puede desmarcar para dejarla fuera de la emisión sin tener que repetir la previsualización. Un cliente sin email en su ficha se señala en la propia fila, para saberlo antes de emitir.

Encima de esa lista, un bloque por cada serie que se va a usar resume cuántas facturas caerán en ella y desde qué número empezarán numerándose —por ejemplo, «FACT-2027 (Pinar, Camperita): 5 facturas desde el 12», cuando dos modelos comparten serie—, calculado sobre todos los clientes de la vista previa, se hayan dejado marcados o no. Si algún modelo no tiene todavía serie de facturación para el año de la fecha de emisión, aparece además un aviso en rojo con los modelos que faltan («Falta la serie de 2027 para: Modelo X, Modelo Y»). Quien puede administrar series (ADMIN u OWNER) ve un enlace que lleva directamente a Configuración § Facturación para crearla; cualquier otro usuario ve en su lugar «Pide a un administrador que la cree.» Ese aviso lista todos los modelos a los que les falta la serie, aunque ninguno de sus clientes siga marcado; el botón Emitir, en cambio, solo se bloquea si alguno de los clientes que sigues teniendo marcados es de un modelo sin serie — desmarcándolo, el resto del cierre se puede lanzar igual, y se completa el modelo que faltaba en otro cierre o a mano en cuanto la serie exista.

Si algún cliente tiene albaranes creados pero todavía sin entregar (en estado Pendiente) con fecha del mes elegido, la previsualización lo avisa en un bloque de aviso encima de todo lo demás: «N clientes tienen albaranes pendientes de entrega en este mes». Esos albaranes no entran en las facturas mientras sigan pendientes, y el aviso está para que se compruebe que no ha habido un error (un albarán que ya se entregó y no se marcó, o uno que había que cancelar). El bloque lista cada cliente —y su tienda, si la tiene— con el número de albaranes y su importe con IVA, y un enlace Ver cliente que abre su ficha, en la pestaña de albaranes ya filtrada por Pendiente de entregar (así un pendiente antiguo no queda varias páginas atrás), en una pestaña nueva del navegador, para no perder la previsualización. Si necesitas ver los demás albaranes del cliente, el filtro Estado de la pestaña se quita eligiendo Todos. Desde la ficha se abre el albarán y se puede marcar como entregado o cancelarlo. Los clientes marcados como «sin factura» y los inactivos no aparecen aquí.

El aviso no bloquea: se puede emitir igualmente. Al volver de la ficha, la previsualización se recalcula sola al regresar a su pestaña, y también puedes pulsar Volver a previsualizar (junto al botón Emitir): recalcula la lista con lo que haya cambiado, y conserva las filas que habías desmarcado; las filas nuevas entran marcadas. Al cambiar de mes, en cambio, todas vuelven a marcarse y se borran las marcas de reparto. Mientras la previsualización se recalcula, Emitir, Volver a previsualizar y el botón de confirmar de la ventana de emisión quedan deshabilitados, para no confirmar con datos viejos.

Debajo, si algo no se puede facturar, aparece la lista No se pueden facturar con el motivo de cada uno — por ejemplo, un cliente con tiendas que tiene algún albarán sin tienda asignada, que hay que resolver primero desde Requieren revisión. Esa lista no detiene el cierre: se puede emitir igualmente lo que sí está listo, y resolver el resto para el mes que viene o facturarlo a mano en cuanto esté corregido.

Clientes que superan el límite

Si el total de una fila (un cliente, o un cliente y tienda) llega al límite por factura (1.000 € de fábrica; se cambia en Configuración § Facturación), la previsualización lo avisa encima de la lista: «1 cliente supera el límite de 1.000,00 €. Está al principio de la lista.» (o «N clientes superan…»). Esas filas suben al principio de la lista, con la marca Supera el límite y sombreadas, para verlas sin buscar.

Cada una de esas filas lleva la casilla Repartir en varias facturas. Al marcarla, la propia casilla dice cómo quedaría el reparto, por ejemplo «Repartir en 2 facturas: 600,00 € y 450,00 €», y el aviso de arriba añade cuántas filas se repartirán. Con Repartir todos se marcan de una vez todas las filas que superan el límite y están marcadas para emitir; No repartir ninguno las desmarca. Ninguna fila se reparte si no la marcas tú: si no tocas nada, el cierre sale exactamente igual que antes.

Una fila que desmarcas de la emisión deja la casilla Repartir en varias facturas deshabilitada: la casilla conserva su marca, pero la fila no cuenta como repartida hasta que vuelvas a marcarla para emitir. Las marcas de reparto siguen la misma regla que las casillas de emitir: Volver a previsualizar las conserva, y cambiar de mes las reinicia todas. Revísalas antes de emitir.

El reparto agrupa albaranes enteros: un albarán nunca se parte entre dos facturas. Por eso las facturas resultantes no tienen por qué salir iguales, y puede salir alguna factura más de las que saldrían dividiendo el total a ojo. Los bloques de serie, el resumen de encima de la tabla y la confirmación de Emitir ya cuentan esas facturas de más.

Si un albarán llega él solo al límite, sale en su propia factura y la fila lo indica con «Un albarán llega por sí solo al límite y saldrá en su propia factura.» Los demás albaranes de la fila se reparten entre las otras facturas. Solo si ese albarán es el único de la fila con importe no hay nada que repartir, y en lugar de la casilla se lee «No se puede repartir: un albarán llega por sí solo al límite.»

Emitir

Emitir pide confirmar, repitiendo cuántas facturas se van a emitir y por cuánto importe en total. Si había albaranes pendientes de entrega, la confirmación añade un aviso destacado —«Quedan X albaranes pendientes de entrega en Y clientes (importe). No se incluirán en estas facturas.»— y el botón pasa a llamarse Generar igualmente. El aviso cuenta todos los pendientes del bloque, estén o no marcadas las filas de la lista. Además, avisa de algo importante: una factura emitida no se borra. Si hace falta corregirla más adelante, se corrige con una factura rectificativa, igual que con cualquier factura hecha a mano (ver Rectificar una factura). Piénsalo antes de confirmar, no después.

Si el periodo elegido ya tiene un cierre emitido, el portal lo dice antes de nada y ofrece Emitir de todos modos para lanzar uno nuevo con lo que quede seleccionado — pensado para cuando el primer cierre se quedó corto (algún cliente no estaba listo todavía) y hace falta un segundo cierre del mismo mes para completarlo.

Junto a ese botón, cuando la emisión falla por lo que sea, aparece también Ver los cierres emitidos, que abre el listado de cierres. Úsalo antes de forzar: un cierre grande tarda un rato, y si la pantalla se quedó sin respuesta a mitad puede que el cierre se esté creando igualmente. Mirar el listado dice en un vistazo si ya existe, y evita emitir dos veces el mismo mes.

Al confirmar, el portal lleva directamente al detalle del cierre recién creado.

Una fila repartida emite una factura por cada parte: cada una recibe su propio número de la serie. El correo no sale solo: cada factura se envía por separado, como cualquier otra del cierre, con Enviar por email (ver Enviar las facturas por email).

Si una de las partes falla al emitirse, las demás se emiten igualmente, y el fallo aparece en el detalle del cierre, en su propia línea por cada parte que falla, con el número de parte, por ejemplo «Factura 2 de 3: …» seguido del motivo. Los albaranes de la parte que falló quedan sin facturar y se recogen emitiendo un nuevo cierre del mismo periodo con Emitir de todos modos.

El detalle de un cierre

La ficha de un cierre lista las facturas que emitió, con su número y su estado de envío de email. Cuando un envío ha fallado, debajo del estado se lee el motivo que devolvió el correo (dirección inexistente, buzón lleno…), sin tener que abrir la factura. Debajo, si los hay, tres bloques aparte:

El cliente de cada factura, quien lanzó el cierre y los clientes de los bloques de abajo llevan a sus fichas.

No se pudieron facturar — los mismos grupos que ya avisaba la previsualización, con su motivo, para quien entra más tarde a revisar qué quedó fuera. Si una fila repartida falló en alguna de sus partes, cada parte que falla sale en su propia línea y su motivo empieza por «Factura 2 de 3: …» (el número de la parte y el total de partes); las demás partes sí están emitidas y se ven en la lista de facturas.
Sin email — las facturas todavía sin enviar cuyo cliente no tiene ahora dirección de email en su ficha. Estas hay que imprimirlas y entregarlas en mano (ver el PDF por repartidor). La lista se calcula con la ficha del cliente de hoy: si se le añade el email a un cliente después de emitir el cierre, su factura sale de esta lista y pasa a contar en el botón Enviar por email; si un cliente pierde su email, su factura entra en la lista y se salta al enviar.
Anuladas, no se envían — las facturas del cierre que se anularon antes de mandarlas. El envío por email se las salta siempre, así que no cuentan en el botón Enviar por email ni aparecen en Sin email. Una factura que ya se había enviado antes de anularla no sale aquí.

Enviar las facturas por email

El botón Enviar por email, con el número pendiente entre paréntesis, manda las facturas del cierre que todavía no se han mandado y cuyo cliente tiene email ahora, aunque no lo tuviera al emitir el cierre. No manda las ya enviadas, ni las anuladas, ni las de clientes sin email (esas se quedan como están, sin contar como fallidas). Se puede pulsar varias veces sin miedo: a un cliente nunca se le manda la misma factura dos veces desde aquí, ni aunque se haya lanzado a la vez un envío en bloque desde el listado de facturas. Si alguna falla, la vuelve a intentar la próxima vez que se pulse el botón. Las facturas del cierre que se manden bien desde el listado de facturas también cuentan aquí como enviadas.

El envío sigue en marcha aunque cierres la pantalla o navegues a otro sitio: no hace falta esperar delante. Mientras está enviando, la propia ficha del cierre se va actualizando sola cada pocos segundos, así que basta con dejarla abierta si se quiere ver el resultado en vivo.

Encontrar las facturas de un cierre en el listado

Desde el detalle de un cierre, cada factura enlaza a su propia ficha. Para verlas todas juntas en el listado de facturas, usa el botón Ver las facturas en el listado de la cabecera del cierre: abre el listado ya con el filtro Cierre puesto. Ese filtro no se puede elegir a mano, solo se llega a él desde aquí; se quita con el enlace Limpiar que aparece junto a él, y con él se puede filtrar además por estado de envío (pendiente, enviado, fallido, no aplica).