Proveedores

El maestro de proveedores guarda a quienes le compras: el de combustible, el de envases, el taller, la aseguradora. Es la base sobre la que se registran las facturas que recibes de ellos (ver Gastos).

Listado de Proveedores con razón social, NIF/CIF y ciudad, con varios proveedores activos y uno inactivo

El listado

Cada fila muestra la razón social (con el nombre comercial al lado, si lo tiene), el NIF/CIF y la ciudad. Los proveedores desactivados llevan la etiqueta Inactivo. Pulsa una fila para abrir su ficha.

Buscar — el cuadro de búsqueda encuentra por razón social, nombre comercial o NIF/CIF. No distingue mayúsculas de minúsculas ni tildes, y el NIF/CIF se encuentra aunque lo escribas con guiones, puntos o espacios («B-46123» encuentra «B46123456»).
Estado — el filtro ofrece Todos, Activos e Inactivos.
Orden — pulsa el encabezado de Razón social, NIF/CIF o Ciudad para ordenar por esa columna; pulsa otra vez para invertir el orden.

Dar de alta un proveedor

El botón Nuevo proveedor abre el formulario. Los campos marcados con asterisco son obligatorios:

Razón social * — el nombre legal del proveedor.
Nombre comercial — opcional.
NIF/CIF * — su identificación fiscal (ver más abajo).
Dirección, Código postal, Ciudad y Provincia — opcionales.
Teléfono y Correo electrónico — opcionales. El correo, si lo rellenas, tiene que tener un formato válido; si no, aparece «Introduce un correo electrónico válido» y el proveedor no se guarda.
IBAN — opcional, para cuando le pagues por transferencia. Si lo rellenas se comprueba; si no es válido aparece «El IBAN del proveedor no es válido.»
Categoría de gasto por defecto — opcional (ver más abajo).
Notas — texto libre.

Al pulsar Crear proveedor se abre su ficha. Para corregir cualquier dato, entra en la ficha, pulsa Editar y termina con Guardar cambios.

El NIF/CIF no se puede repetir

Cada empresa puede tener un proveedor por NIF/CIF. El portal compara el número sin fijarse en mayúsculas, espacios ni guiones, así que «b12345678» y «B-1234 5678» son el mismo. Si ya existe, aparece el aviso «Ya hay un proveedor con ese NIF/CIF.» y el proveedor no se guarda.

Si el NIF/CIF no contiene ninguna letra ni número (por ejemplo, solo guiones), el aviso es «El NIF/CIF del proveedor no es válido: escribe al menos una letra o un número.»

Categoría de gasto por defecto

Sirve para agrupar lo que compras a ese proveedor (combustible, seguros…). El desplegable solo ofrece las categorías activas (ver Categorías de gasto); si no quieres asignar ninguna, deja Sin categoría.

Al editar un proveedor cuya categoría se desactivó después, esa categoría sigue seleccionada y marcada como «(desactivada)», para que puedas guardar otros cambios sin tocarla. Si la cambias por otra, ya no podrás volver a elegirla mientras siga desactivada.

La ficha

Ficha de un proveedor con sus datos de contacto, su IBAN y su categoría por defecto

La ficha tiene dos pestañas, Datos y Facturas. Datos muestra, arriba, la Deuda con el proveedor (lo que le debes por sus facturas pendientes menos lo que tiene a tu favor en abonos, ver Pagos a proveedores) y debajo todos los datos del proveedor; los que no se rellenaron aparecen con un guion. Arriba a la derecha están las acciones: Desactivar (o Activar, si ya está desactivado), Editar y Eliminar.

Pestaña Facturas de la ficha de un proveedor, con sus facturas recibidas, el enlace Ver todas en Gastos y el botón Nueva factura

La pestaña Facturas lista las facturas que has recibido de ese proveedor, con las columnas Nº factura, Fecha, Vencimiento, Total, Pendiente y Estado. Pulsa una para abrir su ficha, Ver todas en Gastos para ir al listado de Gastos ya filtrado por ese proveedor, o Nueva factura para registrar una con el proveedor ya elegido. Los abonos del proveedor salen en la misma lista, con el estado Pendiente de aplicar, Aplicado parcialmente o Aplicado y sus importes en negativo (ver Abonos de proveedor). Más en Gastos.

Desactivar o eliminar

Desactivar deja el proveedor guardado, con todo su historial, pero dejará de ofrecerse en altas nuevas. Se puede volver a Activar en cualquier momento. Es lo recomendable cuando ya no le compras.
Eliminar lo borra para siempre y no se puede deshacer; el portal pide confirmación antes. Si el proveedor ya tiene facturas registradas no se puede eliminar: el portal avisa «El proveedor tiene facturas registradas y no puede eliminarse. Puedes desactivarlo para que no se use en altas nuevas.» Desactívalo en su lugar.